
In der heutigen Logistiklandschaft, die durch eine zunehmende Globalisierung und steigende Anforderungen an Effizienz und Geschwindigkeit geprägt ist, spielt das SAP Transport Management (TM) eine zentrale Rolle. Eine der Kernfunktionen des SAP TM ist die Verwaltung von Frachtaufträgen und Frachtbuchungen, die wesentliche Elemente für die erfolgreiche Durchführung von Transporten darstellen. Dieser Artikel bietet eine tiefgehende Analyse dieser Konzepte und deren praktische Anwendung im SAP TM.
Frachtaufträge und Frachtbuchungen: Ein Überblick
Frachtaufträge und Frachtbuchungen sind die wesentlichen Dokumente, die im Rahmen der Transportplanung im SAP TM generiert werden. Sie dienen als operative Grundlage für die Ausführung von Transporten und beinhalten sämtliche relevanten Informationen zur Durchführung der geplanten Logistikprozesse.
Frachtaufträge
Ein Frachtauftrag repräsentiert eine einzelne Sendung oder Ladung, die entweder von einer Ihrer Einrichtungen abfährt (Outbound-Szenario) oder in eine Ihrer Einrichtungen ankommt (Inbound-Szenario). Der Frachtauftrag bildet somit die operative Umsetzung der Transportplanung ab und enthält alle notwendigen Details, um den Transport erfolgreich durchzuführen.
Ziel der Transportplanung im SAP TM ist es, den Kunden die Möglichkeit zu geben, ihre Transportanforderungen manuell oder automatisiert zu planen. Dies umfasst unter anderem die Konsolidierung von Aufträgen, bei der Lieferungen mit denselben Versand- und Empfangsstellen zu effizienteren Transportmengen zusammengefasst werden. Diese Konsolidierung ist besonders relevant, wenn mehrere Lieferungen innerhalb einer vordefinierten Transportzone erfolgen. Hierdurch kann das Unternehmen die Lieferungen effizient planen, die Routen optimieren und den passenden Frachtführer auswählen.
Frachtbuchungen
Im Gegensatz zu Frachtaufträgen, die für alle Transportmodi außer Luft und See verwendet werden, kommen Frachtbuchungen speziell bei den Transportmodi Luft und See zum Einsatz. Eine Frachtbuchung stellt somit das entsprechende Dokument für diese spezifischen Transportarten dar und beinhaltet ähnliche Informationen wie ein Frachtauftrag, jedoch angepasst an die besonderen Anforderungen dieser Transportmodi.
Frachtauftragsarten: Konfigurierbare Parameter
Im SAP TM gibt es verschiedene Frachtauftragsarten, die unterschiedliche Parameter definieren und die Verarbeitung eines Frachtauftrags im System beeinflussen. Die Auswahl der richtigen Frachtauftragsart ist entscheidend für die korrekte Abwicklung des Transports. Einige der wesentlichen konfigurierbaren Einstellungen sind:
- Grundlegende Einstellungen: Hierzu gehören die Bestimmung des Versenders und des Empfängers, die Festlegung, ob ein Frachtauftrag an Subunternehmer vergeben werden kann, sowie die Definition, ob ein Frachtauftrag gelöscht oder lediglich storniert werden darf.
- Kostenberechnung und Abrechnungsdokumente: Diese Einstellungen ermöglichen die Aktivierung von Kostenberechnungen und die Verteilung der Kosten auf die beteiligten Parteien. Zudem kann hier festgelegt werden, wie die Abrechnungsdokumente generiert werden sollen.
- Ausführungseinstellungen: Diese betreffen die organisatorischen Einheiten, die für die Durchführung des Transports verantwortlich sind, und regeln die automatische Zuordnung der Einkaufs- und Ausführungsorganisationen innerhalb des Frachtauftrags.
- Änderungskontrolle: Hier können spezifische Strategien für die Handhabung von Änderungen definiert werden, wie zum Beispiel eine Standardänderungsstrategie oder die Bedingungen, unter denen eine Änderung eingeleitet wird.
- Ausgabeoptionen: In diesem Bereich können Ausgabeprofile und Textschemata definiert werden, die bestimmen, wie und wann Informationen aus dem Frachtauftrag an andere Systeme oder Geschäftspartner weitergeleitet werden.
Diese Einstellungen bieten dem Unternehmen die Flexibilität, Frachtaufträge individuell an die spezifischen Anforderungen des Geschäfts anzupassen und sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse optimal unterstützt werden.
Automatische Bestimmung der Organisationsstruktur
Eine wichtige Funktionalität im SAP TM ist die automatische Bestimmung der Einkaufs- und Ausführungsorganisationen innerhalb der Frachtaufträge und Frachtbuchungen. Diese Funktionalität kann auf verschiedene Weisen konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass die richtige Organisationseinheit für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist.
Die automatische Zuordnung kann beispielsweise basierend auf vordefinierten Bedingungen oder durch Benutzerzuweisung erfolgen. Der Prozess beginnt mit der Überprüfung eines festgelegten Bedingungsfelds. Sollte diese Bedingung keine eindeutige Organisationseinheit ergeben, überprüft das System, ob der Benutzer einer Einkaufs- oder Ausführungsorganisation zugeordnet ist. Wenn keine spezifische Zuordnung möglich ist, greift das System auf die in den Standardorganisationseinheiten hinterlegten Daten zurück.
Frachtauftragssequenzen: Struktur und Logik
Die Sequenztypen im SAP TM bestimmen, wie die einzelnen Transportabschnitte eines Frachtauftrags strukturiert sind. Es gibt mehrere Typen von Sequenzen, die je nach Transportkette und Logistikbedarf ausgewählt werden können:
- Definiert und linear: In dieser Sequenz haben die Abschnitte eine klare lineare Abfolge, wobei jeder Abschnitt einen klaren Vorgänger und Nachfolger hat. Diese Struktur ist ideal für einfache Transportketten.
- Nicht-linear (Sternförmig): Hier beginnen alle Abschnitte an einer gemeinsamen Lokation, enden jedoch an unterschiedlichen Zielen. Diese Struktur eignet sich für Szenarien, bei denen mehrere Lieferungen von einem zentralen Punkt aus verteilt werden.
- Unverbunden: Jeder Abschnitt in dieser Sequenz ist unabhängig von den anderen, mit eigenen Start- und Endpunkten. Diese Struktur kann in komplexen Transportnetzwerken genutzt werden, wo keine direkte Verbindung zwischen den Abschnitten besteht.
- Sternförmig basierend auf FU-Abschnitten: Diese Struktur basiert auf den Frachteinheiten, bei denen alle Abschnitte am selben Startpunkt beginnen, aber unterschiedliche Endpunkte haben.
- Sternförmig basierend auf FU-Abschnitten (umgekehrt): Hierbei handelt es sich um das umgekehrte Szenario, bei dem alle Abschnitte am selben Endpunkt ankommen, jedoch an unterschiedlichen Startpunkten beginnen.
Diese Sequenztypen bieten Flexibilität bei der Abbildung komplexer Logistikprozesse und ermöglichen eine präzise Steuerung der Transportkette.
Abschnittsbasierte Erstellung von Frachtaufträgen
Frachteinheiten können aus mehreren Abschnitten bestehen, um die Transportkette abzubilden. Ein typisches Beispiel hierfür wäre eine Frachteinheit mit einem Startpunkt in Deutschland und einem Zielpunkt in den USA, die in drei Abschnitten unterteilt wird:
- Vorlauf: Transport von der Quelle zum Verladehafen.
- Hauptlauf: Transport vom Verladehafen zum Entladehafen.
- Nachlauf: Transport vom Entladehafen zur endgültigen Ziellokation.
Jeder dieser Abschnitte kann separat als Frachtauftrag oder Frachtbuchung erstellt und an unterschiedliche Frachtführer vergeben werden, was eine flexible und effiziente Verwaltung der Transportprozesse ermöglicht.
Erstellung und Verwaltung von Frachtaufträgen
Die Erstellung von Frachtaufträgen im SAP TM kann auf verschiedene Weise erfolgen. Grundsätzlich können Frachtaufträge manuell erstellt werden, wenn die wichtigsten Informationen, wie Start- und Ziellokation sowie der Frachtführer, bereits bekannt sind. Dies ist besonders in Fällen nützlich, in denen regelmäßig Güter für einen bestimmten Kunden transportiert werden und die Details bereits vorab klar sind. Frachtaufträge können aber auch erstellt werden, indem ein existierender Frachtauftrag kopiert wird, via Frachteinheitenbildungsregel (Short-Cut-Prozess) oder mittels der Fiori App „Frachteinheiten Arbeitsvorrat“.
Konsistenzprüfung und Abschluss des Frachtauftrags
Nach der Eingabe aller erforderlichen Informationen in den Frachtauftrag kann die Konsistenz des Auftrags überprüft werden. Diese Prüfung stellt sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind, bevor der Auftrag gespeichert wird. Anschließend kann der Frachtauftrag an den Frachtführer übermittelt und von diesem bestätigt oder abgelehnt werden. Nach der Bestätigung durch den Frachtführer können die notwendigen Dokumente gedruckt und ein Frachtabrechnungsdokument erstellt werden.
Short-Cut-Prozess: Direkte Erstellung von Frachtaufträgen
Für bestimmte Szenarien, in denen eine vollständige Konsolidierung der Transporteinheiten nicht erforderlich ist, bietet das SAP TM den sogenannten Short-Cut-Prozess. In diesem Prozess können Frachtaufträge direkt für Lieferungen erstellt werden, beispielsweise wenn eine Lieferung ein komplettes Fahrzeug füllt (FTL-Szenario).
Automatisierte Frachtauftragsgenerierung
Die automatische Erstellung eines Frachtauftrags kann durch die Definition einer entsprechenden Regel in der Frachteinheitenbildungsregel erfolgen. Statt eine Frachteinheit zu erstellen, kann direkt ein Frachtauftragstyp in der Regel definiert werden, wodurch der Frachtauftrag automatisch generiert wird.
Diese Automatisierung spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern, insbesondere in standardisierten Transportprozessen. Der Prozess kann entweder direkt aus dem Logistikintegrationsprofil oder über die Frachteinheitenbildungsregel gesteuert werden. Je nach Bedarf können verschiedene Bedingungen festgelegt werden, die darüber entscheiden, ob eine Frachteinheit oder ein Frachtauftrag erstellt wird.
Fazit
Die Verwaltung von Frachtaufträgen und Frachtbuchungen im SAP TM ist ein komplexer, aber entscheidender Prozess für ein effektives Transportmanagement. Durch die detaillierte Konfiguration und Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen ihre Logistik optimieren, Kosten senken und die Effizienz ihrer Lieferketten maximieren. Ob manuelle Erstellung oder automatisierte Prozesse – SAP TM bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die individuellen Anforderungen eines Unternehmens passgenau zu erfüllen.