Die Frage kommt in fast jedem Projekt irgendwann auf den Tisch: Holen wir uns zwei, drei erfahrene Freelancer, oder beauftragen wir ein Beratungshaus? Meistens wird sie über den Tagessatz entschieden. Das ist verständlich, aber selten die richtige Entscheidung.
Ich habe in über 15 Jahren SAP TM und EWM beide Modelle als Inhouse Consultant gesehen, oft sogar im selben Projekt. Beide können hervorragend funktionieren. Beide können ein Projekt an die Wand fahren. Es hängt fast immer davon ab, ob das Modell zu deinem Projekt, zu deinem eigenen Team passt und ob die Koordination passt.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | Freelancer | Beratungshaus |
|---|---|---|
| Tagessatz (netto, ca.) | 900 bis 1.400 € | 1.300 bis 2.000 € |
| Wer arbeitet bei dir? | Genau die Person, mit der du sprichst | Wer gerade verfügbar ist, nicht immer die Person aus dem Pitch |
| Ausfall durch Krankheit oder Kündigung | Dein Risiko | Das Haus stellt Ersatz |
| Projektleitung und Methodik | Musst du meist selbst stellen | Wird mitgeliefert |
| Mehrere Module gleichzeitig | Schwierig zu koordinieren | Eine Stärke |
| Flexibilität bei Umfang und Laufzeit | Hoch | Eher gering, oft Mindestvolumen |
| Vertragsform | Meist Dienstvertrag nach Aufwand | Aufwand oder Festpreis möglich |
Die Tagessätze sind grobe Erfahrungswerte aus dem DACH-Raum. Mehr dazu findest du in meinem Artikel SAP TM/EWM Berater finden.
Wann ein Freelancer die bessere Wahl ist
Freelancer sind stark, wenn du genau weißt, was du brauchst. Ein Rollout an einen weiteren Standort, bei dem das Template schon steht. Eine Erweiterung um Gefahrgut oder Frachtkostenabrechnung. Ein Integrationsproblem zwischen TM und EWM, das seit Wochen nicht gelöst wird. Oder Unterstützung im laufenden Betrieb, weil dein Key User ausgefallen ist.
Der größte Vorteil ist für mich nicht der Preis. Es ist die Direktheit. Du redest mit der Person, die das Customizing macht. Es gibt keinen Projektleiter dazwischen, der deine Frage weiterreicht, und keine Juniors, die auf deine Kosten lernen.
Die Voraussetzung: Jemand bei dir muss steuern. Ein Freelancer bringt Fachwissen mit, aber selten eine Projektorganisation. Wenn intern niemand Prioritäten setzt, Entscheidungen trifft und die Fachbereiche an den Tisch holt, wird auch der beste Freelancer langsam.
Wann ein Beratungshaus sinnvoller ist
Bei einer kompletten Neueinführung von TM und EWM würde ich fast immer zu einem Beratungshaus tendieren. Vor allem dann, wenn gleichzeitig S/4HANA eingeführt wird oder mehrere Standorte betroffen sind. Dort brauchst du nicht nur Modulwissen, sondern Projektleitung, Testmanagement, Datenmigration und jemanden, der den Überblick über alle Schnittstellen behält.
Ein weiterer Punkt ist die Absicherung. Fällt bei einem Beratungshaus der EWM-Berater drei Wochen vor dem Go-Live aus, ist das deren Problem. Bei einem Freelancer ist es deins. In einem Projekt mit festem Go-Live-Termin und hohem Druck aus dem Management kann allein das den höheren Tagessatz rechtfertigen.
Was du trotzdem prüfen solltest: Wer sitzt am Ende wirklich bei dir? Ich habe oft erlebt, dass im Angebotsgespräch ein erfahrener Partner auftritt und im Projekt dann zwei Berater mit wenig TM-Praxis ankommen. Lass dir die Projektbesetzung namentlich in den Vertrag schreiben. Viele Beratungshäuser setzen übrigens selbst Freelancer als Subunternehmer ein. Das ist nicht schlecht, aber du solltest es wissen.
Die Mischform, die in der Praxis oft am besten funktioniert
In vielen erfolgreichen Projekten, die ich erlebt habe, gab es eine Mischung. Das Beratungshaus stellt Projektleitung, Architektur und den Großteil des Teams. Für eine besonders kritische Stelle, oft die TM/EWM-Integration, kommt ein erfahrener Freelancer dazu.
Umgekehrt geht es auch: Du hast intern eine starke Projektleitung und holst dir zwei Freelancer für TM und EWM. Für Spitzen beim Testen oder in der Hypercare ergänzt du kurzfristig. So zahlst du nur für das, was dir intern wirklich fehlt.
Wichtig ist bei beiden Varianten eine klare Rollenverteilung. Wer entscheidet bei Architekturfragen? Wer verantwortet die Schnittstelle? Wenn das nicht geklärt ist, schieben sich Haus und Freelancer im Fehlerfall gegenseitig die Verantwortung zu.
Was du rechtlich und organisatorisch beachten solltest
Bei Freelancern ist Scheinselbstständigkeit ein Thema, das viele Einkaufsabteilungen nervös macht. Wenn ein Freelancer über Monate fest im Team sitzt, deine Arbeitszeiten hat und Weisungen bekommt wie ein Angestellter, kann das kritisch werden. Viele Unternehmen arbeiten deshalb nur über Vermittler wie Personaldienstleister, die einen Aufschlag auf den Tagessatz nehmen. Lass das im Zweifel von deiner Rechts- oder Personalabteilung prüfen. Ich bin kein Anwalt und kann dir dazu keine Rechtsberatung geben.
Bei Beratungshäusern lohnt ein genauer Blick auf die Vertragsform. Ein Festpreis klingt sicher, führt aber oft zu langen Diskussionen über Change Requests. Ein Vertrag nach Aufwand ist ehrlicher, braucht aber auf deiner Seite jemanden, der die Stunden im Blick behält.
Meine Faustregel
- Klar umrissene Aufgabe und interne Projektleitung vorhanden: Freelancer.
- Neueinführung, mehrere Module, keine eigene Projektleitung: Beratungshaus.
- Großes Projekt mit einer besonders kritischen Stelle: Beratungshaus plus ein Spezialist als Freelancer.
- Akutes Problem im laufenden Betrieb: Freelancer, weil du ihn schneller bekommst. Mehr dazu in EWM-TM Integration läuft nicht.
Du bist unsicher, was zu deinem Projekt passt?
Schreib mir kurz, worum es geht: Modul, Architektur, Projektgröße und Zeitraum. Ich sage dir ehrlich, welches Modell ich an deiner Stelle wählen würde, und nenne dir bei Bedarf Freelancer oder Beratungshäuser, mit denen ich gute Erfahrungen gemacht habe.
Ich stelle nur den Kontakt her. Den Vertrag schließt du direkt mit dem Berater oder dem Beratungshaus, und die fachliche Verantwortung liegt bei ihnen.
Transparenzhinweis: Kommt über meine Empfehlung ein Auftrag zustande, erhalte ich eine Vermittlungsprovision. Für dich ändert sich dadurch nichts am Preis.
Häufige Fragen
Ist ein SAP TM Freelancer günstiger als ein Beratungshaus?
Pro Tag meist ja, oft um 300 bis 600 Euro. Ob das Projekt insgesamt günstiger wird, hängt davon ab, ob du die Projektleitung intern stellen kannst. Wenn nicht, holst du die Ersparnis durch Verzögerungen schnell wieder rein.
Kann ich Freelancer und Beratungshaus kombinieren?
Ja, und das funktioniert oft gut. Wichtig ist, dass vorher klar geregelt ist, wer für Architektur und Schnittstellen verantwortlich ist.
Wie verhindere ich, dass das Beratungshaus andere Berater schickt als versprochen?
Lass dir die Projektbesetzung namentlich in den Vertrag schreiben und vereinbare, dass ein Austausch nur mit deiner Zustimmung erfolgt.
Brauche ich für einen Freelancer einen Vermittler?
Nicht zwingend. Viele Unternehmen arbeiten aber aus Compliance-Gründen nur über Personaldienstleister. Kläre das vorab mit deinem Einkauf.
