SAP TM Frachtabrechnung – der Prozess nach der Frachtkostenberechnung

SAP TM Frachtabrechnung – In der heutigen globalisierten Wirtschaft ist das effiziente Management von Transportkosten von entscheidender Bedeutung. Ein zentrales Instrument dafür ist der Frachtabrechnungsbeleg (FAB, englisch FSD) in SAP ERP. Dieser Blogartikel bietet eine umfassende Übersicht über die Definition, Verwendung und Struktur eines Frachtabrechnungsbelegs sowie dessen Integration in SAP ERP und SAP Transportation Management (SAP TM). Darüber hinaus wird das Frachtkostenmanagement in SAP TM detailliert erläutert, um ein vollständiges Bild der Transportkostenverwaltung zu vermitteln.

Definition des Frachtabrechnungsbelegs

Ein Frachtabrechnungsbeleg ist ein Dokument, das an das SAP ERP-System gesendet wird, um die Prüfung einer von einem Lieferanten oder Spediteur erhaltenen Rechnung anzufordern. Im Englischen wird dieses Dokument als Freight Settlement Document oder kurz FSD bezeichnet. Sobald das SAP ERP-System die Rechnung erhält, vergleicht es diese mit den Daten aus dem Frachtabrechnungsbeleg. Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung basiert die generierte Rechnung auf den im Frachtabrechnungsbeleg enthaltenen Daten.

Verwendung des Frachtabrechnungsbelegs

Der Frachtabrechnungsbeleg dient zur Erfassung und Weiterleitung von Transportabrechnungsdaten zur Rechnungsprüfung an SAP ERP. Die Berechnung der Transportkosten erfolgt in SAP TM basierend auf Frachtaufträgen, Serviceaufträgen oder Frachtbuchungen. Nach der Übermittlung einer Nachricht über die SAP NetWeaver Process Integration (PI) an SAP ERP erfolgt die eigentliche Rechnungsprüfung im ERP-System.

Es gibt verschiedene Arten von Frachtabrechnungsbelegen:

  • Einzel-FAB: Für einzelne Frachtaufträge, Serviceaufträge oder Frachtbuchungen.
  • Sammel-FAB: Für mehrere Frachtaufträge oder Frachtbuchungen.
  • Mehrfach-FAB: Mehrere FABs können gleichzeitig angelegt werden.

Struktur des Frachtabrechnungsbelegs

Die Daten eines Frachtabrechnungsbelegs stammen von Geschäftsbelegen wie Frachtaufträgen und können teilweise geändert werden. Ein FAB enthält mehrere Registerkarten, darunter:

  1. Allgemeine Daten: Informationen wie Abrechnungsbelegart, Abrechnungsdatum, Einkaufsorganisation, Zahlungsbedingungen, Nettobetrag und Belegwährung. Einige dieser Daten können noch angepasst werden.
  2. Geschäftspartner: Anzeige von Rechnungssteller und Zahlungsempfänger. Die Zuordnung erfolgt über die Geschäftspartnerfindung.
  3. Kosten: Darstellung der Transportkosten pro FAB-Position, abhängig von den Einstellungen im Berechnungsprofil. Bei Sammel-FABs wird die Gesamtsumme aller zugeordneten Frachtaufträge und Frachtbuchungen angezeigt.
  4. Aufträge: Liste der Geschäftsbelege oder -positionen, die mit dem FAB abgerechnet werden.
  5. Belegfluss: Anzeige der Vorgänger- und Nachfolgerbelege, einschließlich SAP-ERP-Belegen wie Bestellungen und Rechnungen.

Lebenszyklusstatus und Bestätigungsstatus

Der Lebenszyklusstatus eines FABs gibt den aktuellen Stand im Geschäftsprozess an, während der Bestätigungsstatus die Integration zwischen SAP TM und SAP ERP verfolgt.

Wichtige Lebenszyklusstatus umfassen:

  • Bereit für Rückstellungen
  • Übertragen für Rückstellungen
  • Rückstellungen gebucht
  • Rechnung in SAP ERP geprüft
  • Stornierung in SAP ERP angefordert
  • Storniert
  • In SAP ERP storniert
  • Gutschrift in SAP ERP erstellt

Wichtige Bestätigungsstatus umfassen:

  • Nicht nach SAP ERP übertragen
  • Bestätigung aus SAP ERP
  • Rückstellungen fehlgeschlagen
  • Stornierung fehlgeschlagen
  • Keine Bestätigung aus SAP ERP

Integration in SAP TM

Der Frachtabrechnungsbeleg ist eng mit verschiedenen Komponenten in SAP TM integriert, darunter:

  • Frachtauftragsmanagement: Generierung eines FABs für Frachtaufträge, Serviceaufträge oder Frachtbuchungen.
  • Kostenmanagement und Serviceproduktkataloge: Berechnung der Transportkosten basierend auf der Konfiguration der Stammdatenobjekte.
  • Vereinbarungsmanagement: Verwendung von Frachtvereinbarungen zur Einbeziehung von Stammdatenobjekten für Transportkosten in den Auftragsprozess.

Struktur des Frachtkostenmanagements in SAP TM

Das Frachtkostenmanagement in SAP TM gliedert sich in die Bereiche Frachtberechnung und Frachtabrechnung. Der Aufbau der Stammdaten für die Frachtberechnung umfasst:

  1. Frachtvereinbarung: Diese Vereinbarungen sind Verträge zwischen den Einkaufsorganisationseinheiten eines Unternehmens und den Logistikdienstleistern wie Eisenbahnverkehrsunternehmen und Traktionsdienstleistern. Für jeden Logistikdienstleister wird mindestens eine Frachtvereinbarung als Stammdatum angelegt.
  2. Berechnungsschema: Ein Berechnungsschema ist eine hierarchische Tabelle, in der die für die Berechnung relevanten TM-Kostenarten gepflegt werden. Es stellt sicher, dass die Berechnung der Transportkosten strukturiert und nachvollziehbar erfolgt.
  3. Tarifpreistabellen und Staffeln: Diese Tabellen werden in Berechnungsschemas eingebunden, um Preise auf Basis konfigurierbarer Staffeln und Staffelwerten zu hinterlegen. Sie ermöglichen eine flexible und detaillierte Preisgestaltung.

Frachtabrechnung – zusätzliche Infos für SAP TM

Nach der Frachtkostenberechnung erfolgt die Frachtabrechnung, bei der die berechneten Kosten abgerechnet und an das SAP ERP-System übermittelt werden. Dies stellt sicher, dass die Abrechnungen korrekt und vollständig sind.

Reports zum Anlegen und Transfer von Frachtabrechnungsbelegen

Um den Prozess der Frachtkostenabrechnung zu unterstützen, bietet SAP TM spezifische Reports:

  • Report zum Anlegen von Frachtabrechnungsbelegen (FAB): /SCMTMS/SFIR_CREATE_BATCH – Dieser Report erstellt Frachtabrechnungsbelege basierend auf Transportaufträgen, Serviceaufträgen oder Frachtbuchungen.
  • Report zum Transfer von Frachtabrechnungsbelegen (FAB) nach SAP ERP: /SCMTMS/SFIR_TRANSFER_BATCH – Dieser Report überträgt die erstellten Frachtabrechnungsbelege von SAP TM nach SAP ERP, wo die Daten dann zur Rechnungsprüfung verwendet werden.

Kostenverteilung und Referenzbelege im Frachtauftrag

Eine korrekte Kostenverteilung und das Vorhandensein von Referenzbelegen sind entscheidend für die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Frachtabrechnungen. Hierbei spielen folgende Elemente eine zentrale Rolle:

  • Kostenverteilung: Die Transportkosten müssen präzise auf die entsprechenden Geschäftsbelege verteilt werden. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen, abhängig von den festgelegten Berechnungsprofilen und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens.
  • Referenzbelege: Für eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung ist es wichtig, dass Referenzbelege wie ERP-Lieferreferenzen, ERP-Auftragsreferenzen und Bedarfsbelege vorhanden und korrekt zugeordnet sind. Diese Referenzen stellen sicher, dass die Abrechnungen mit den tatsächlichen Transportleistungen übereinstimmen und ermöglichen eine genaue Nachverfolgung der Kosten.

Frachtabrechnung – die Basis für die Rechnungsprüfung

Der Frachtabrechnungsbeleg und das Frachtkostenmanagement in SAP TM sind entscheidende Werkzeuge zur effizienten Verwaltung und Prüfung von Transportkosten. Durch die enge Integration mit SAP ERP und die flexible Struktur ermöglicht der FAB eine präzise und transparente Abwicklung von Frachtkosten, was letztlich zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit im Rechnungsprüfungsprozess führt.

Das Frachtkostenmanagement in SAP TM bietet eine strukturierte und detaillierte Grundlage für die Berechnung und Abrechnung von Transportkosten, was die gesamte Logistikkette optimiert. Die Nutzung der spezifischen Reports zur Erstellung und Übertragung von FABs trägt zusätzlich zur Automatisierung und Effizienzsteigerung bei. Eine korrekte Kostenverteilung und das Vorhandensein von Referenzbelegen sind unerlässlich, um die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Abrechnungen sicherzustellen.

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