SAP TM Document Flow & Belegfluss

SAP TM Document Flow – In der modernen Logistik ist die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Transportprozessen entscheidend für den Erfolg. SAP Transportation Management (SAP TM) bietet hierfür eine leistungsstarke Lösung. Ein zentrales Feature von SAP TM ist der Belegfluss (Document Flow), der es ermöglicht, alle relevanten Dokumente und deren Status im Transportprozess nachzuverfolgen. In diesem Blogartikel werfen wir einen detaillierten Blick auf den Belegfluss in SAP TM und dessen Bedeutung für die Logistik.

Was ist der Belegfluss in SAP TM?

Der Belegfluss in SAP TM ist eine Funktion, die es ermöglicht, den Lebenszyklus von Transportaufträgen und -dokumenten zu verfolgen. Er stellt sicher, dass alle relevanten Informationen von der Auftragserstellung bis zur Abrechnung transparent und nachvollziehbar sind. Der Belegfluss zeigt die Beziehung zwischen verschiedenen Dokumenten und deren Status, was eine effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Transportprozessen ermöglicht.

Die wichtigsten Dokumente im SAP TM Belegfluss

1. Frachtauftrag (Freight Order): Der Frachtauftrag ist das zentrale Dokument in SAP TM, das alle Details zu einem Transportauftrag enthält. Er umfasst Informationen wie Ladung, Routen, Transportmittel und Zeitpläne.
2. Frachtbuchung (Freight Booking): Dieses Dokument wird verwendet, um Transportkapazitäten bei einem Dienstleister zu buchen. Es enthält Details zur Verfügbarkeit und den Konditionen der Transportdienstleistung.
3. Frachteinheit (Freight Unit): Die Frachteinheit ist ein Dokument, das die zu transportierenden Güter auf einer detaillierten Ebene beschreibt. Es enthält Informationen wie Gewicht, Volumen und spezielle Handhabungsanforderungen.
4. Frachtkostenabrechnung (Freight Settlement Document): Dieses Dokument wird verwendet, um die Kosten für den Transport zu berechnen und abzurechnen. Es enthält alle relevanten Kosteninformationen und dient als Grundlage für die Fakturierung.
5. im Sidecar-Szenario auch noch die OTR und DTR für die auftrags- oder lieferungsbasierte Integration

Der Belegfluss in SAP TM beginnt in der Regel mit der Erstellung eines Transportbedarfs, der dann zu einem Frachtauftrag führt. Von dort aus können verschiedene weitere Dokumente erstellt werden, die den Fortschritt des Transports und alle relevanten Transaktionen abbilden.

Integration von SAP TM und SAP ERP

In SAP ERP können Benutzer den Belegstatus aus SAP Transportation Management (SAP TM) sowie den Belegfluss für spezifische Bestellungen, Umlagerungsbestellungen, Kundenaufträge, Auslieferungen oder Retourenaufträge und Bestellungen anzeigen.

Dies umfasst Informationen über die im Zusammenhang mit einem Auftrag oder einer Lieferung erstellten Belege (wie Frachteinheiten, Frachtaufträge und Frachtabrechnungsbelege) und deren Status (z.B. Lebenszyklusstatus und Ausführungsstatus). Dadurch erhält der Benutzer einen umfassenden Überblick über den gesamten ERP-TM-Prozess für einen bestimmten ERP-Beleg und kann den Status der Belegverarbeitung in SAP TM direkt aus dem SAP-ERP-System heraus nachverfolgen.

TM-Status-Tab im SAP ERP System

Im SAP ERP gibt es in der Lieferung oder beispielsweise im Auftrag einen TM-Status-Reiter, der sowohl auf Header- als auch auf Item-Ebene umfassende Statusinformationen:

• Header Status:
  • Steuerschlüssel
  • Bezeichnung des Steuerschlüssels
  • Lebenszyklusstatus
  • Ausführungsstatus
  • Bestätigungsstatus
  • Unterbeauftragungsstatus
  • Fakturierungsstatus
  • Ausführungs- und Planungssperre
• Item Status:
  • Position
  • Material
  • Lebenszyklusstatus
  • Ausführungsstatus
  • Unterbeauftragungsstatus
  • Fakturierungsstatus
  • Ausführungs- und Planungssperre

Auf beiden Ebenen gibt es einen Button mit der Bezeichnung „Belegfluss“. Wenn dieser Button ausgeführt wird, erhält der Benutzer detaillierte Informationen zu den jeweiligen Dokumenten. Diese Informationen umfassen:

• Dokumentenart
• Position
• Menge
• Einheit
• Geschäftsbelegbeschreibung (GVB) und deren ID
• Weitere Angaben wie Gefahrgut und Transportrelevanz

Dies ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung und Analyse der gesamten Transportkette.

Technische Voraussetzungen

Damit die Funktionalität des Belegflusses in SAP TM und die Integration mit SAP ERP reibungslos funktioniert, müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein:

• Aktivierung der Business Function: Die Business Function LOG_TM_ORD_INT_II (ERP-TMS: Order and Invoice Integration) muss in SAP ERP aktiviert sein.
• Einrichtung des Webservices: Der Webservice BusinessDocumentFlowTMInformationbyBusinessObjectReferenceQueryResponse muss eingerichtet sein. Dieser Webservice ermöglicht die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen SAP TM und SAP ERP, um den Belegfluss und den Status der Dokumente zu synchronisieren.
• Customizing der Steuerschlüssel für die verschiedenen Dokumentenarten

Vorteile des SAP TM Document flow & Belegflusses in SAP ECC

• Transparenz: Der Belegfluss bietet eine klare Sicht auf alle Transportprozesse und Dokumente, was die Nachverfolgbarkeit und Transparenz erhöht.
• Effizienz: Durch die automatisierte Nachverfolgung und Verknüpfung von Dokumenten können Prozesse effizienter gestaltet und manuelle Fehler reduziert werden.
• Kostensenkung: Eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz führen zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen und damit zu Kosteneinsparungen.
• Compliance: Der Belegfluss stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente und Informationen für Audits und Compliance-Zwecke verfügbar sind.

Fazit

Der Belegfluss in SAP TM ist ein entscheidendes Feature, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Transportprozesse effizient und transparent zu gestalten. Durch die Nachverfolgbarkeit aller relevanten Dokumente und deren Status können Unternehmen ihre Logistikprozesse optimieren, Kosten senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. SAP TM bietet somit eine umfassende Lösung für die Herausforderungen der modernen Logistik.