SAP Transportation Management (SAP TM) ist ein leistungsstarkes Modul innerhalb der SAP Supply Chain Management (SCM) Suite, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Transportprozesse zu optimieren und effizient zu verwalten. Ein zentraler Bestandteil von SAP TM ist der Speditionsauftrag (Forwarding Order, kurz FWO), der die Grundlage für die Planung, Ausführung und Abrechnung von Transporten bildet. In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Definition und Abwicklung von Speditionsaufträgen in SAP TM und wie sie zur Optimierung der Logistikprozesse beitragen.
1. Erstellung eines Speditionsauftrags
In SAP TM können Speditionsaufträge sowohl manuell als auch automatisch erstellt werden. Hier sind die verschiedenen Methoden zur Erstellung eines Speditionsauftrags:
- Auf der Basis eines Angebots:
- Sie erstellen zunächst ein Speditionsangebot und legen darauf basierend einen Speditionsauftrag an. Sie können einem Speditionsauftrag auch nachträglich ein Speditionsangebot zuordnen, sofern die Daten zwischen den Belegen übereinstimmen.
- Auf der Basis einer Vorlage:
- Eine Vorlage kann bereits die wichtigsten Standarddaten wie Verkaufsorganisation oder Incoterms enthalten und erleichtert somit das Anlegen neuer Aufträge. Vorlagen können neu erstellt oder aus vorhandenen Speditionsaufträgen generiert werden.
- Als Kopie eines bereits vorhandenen Speditionsauftrags:
- Wenn Sie einen Speditionsauftrag kopieren, enthält der neue Auftrag viele Daten des kopierten Auftrags, einschließlich der Routeninformationen. Termine und Folgebelege wie Frachteinheiten oder Frachtaufträge werden jedoch nicht übernommen.
- Von der Übersicht zum Auftragsmanagement aus:
- Sie können einen Speditionsauftrag mit Referenz auf ein anderes Objekt neu anlegen. Dies erleichtert die Verwaltung und Nachverfolgung von Aufträgen, die sich aufeinander beziehen.
- Aus einer Speditionsvereinbarung heraus:
- Ein Speditionsauftrag kann auch aus einer Speditionsvereinbarung heraus oder mit Referenz auf eine solche Vereinbarung angelegt werden. Dabei werden die Servicepositionen und weitere relevante Informationen automatisch übernommen.
- Über PI-Schnittstellen:
- Daten können direkt vom Auftraggeber über eine Schnittstelle der SAP NetWeaver Process Integration (SAP NetWeaver PI) empfangen werden.
2. Prozess zur Erstellung und Verwaltung eines Speditionsauftrags
Eingabe der Daten auf dem Einstiegsbild
Auf dem Einstiegsbild des Speditionsauftrags geben Sie wesentliche Daten wie die Speditionsauftragsart und den Verkehrszweig an. Sie können festlegen, ob Sie den Speditionsauftrag mit Referenz auf andere Belege, als Kopie von anderen Belegen oder als Vorlage anlegen möchten. Beachten Sie Folgendes:
- Speditionsauftragsart: Falls keine Speditionsauftragsart eingegeben wird, verwendet das System die Standardart, die im Customizing definiert ist. Die Speditionsauftragsart kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
- Verkehrszweig: Wenn der Verkehrszweig bereits in der Speditionsauftragsart festgelegt ist, wird er automatisch angezeigt und kann nicht geändert werden. Andernfalls kann er manuell eingegeben werden.
Erfassung der allgemeinen Speditionsauftragsdaten
Erfassen Sie die allgemeinen Daten des Speditionsauftrags, einschließlich Verkaufsorganisation, Prozesssteuerungsattribute und Incoterm-Daten. Einige dieser Daten werden automatisch aus dem Customizing übernommen.
- Verkehrszweig: Kann manuell eingegeben und später geändert werden, sofern keine Folgebelege existieren.
- Prozesssteuerungsattribute: Festlegung von Versandart, Bewegungsart und anderen relevanten Attributen.
- Zahlungsbedingungen: Berücksichtigung bei Planung und Abrechnung.
Erfassung der Geschäftspartner, Lokationen und Termine
Geben Sie die Daten Ihrer Geschäftspartner ein, wie Verlader, Empfänger und Auftraggeber, und legen Sie die Lokationen und Termine fest.
- Geschäftspartner: Automatische Ermittlung basierend auf dem Partnerfindungsprofil im Customizing.
- Lokationen: Automatische Ermittlung der zugehörigen Lokationsdaten aus den Stammdaten.
Erfassung und Änderung geschäftsprozessabhängiger Daten
Je nach Geschäftsprozess können Sie zusätzliche Daten eingeben, wie beispielsweise zur Luftfrachtsicherheit, Anweisungen, Export-/Importabwicklung und Handling-Codes.
Festlegen der Route
Falls der Auftraggeber bereits Angaben zur gewünschten Route gemacht hat, können Sie die Abschnitte der Route erfassen und sicherstellen, dass sie mit den anderen Daten des Speditionsauftrags übereinstimmen.
Erfassung der Auftragspositionen
Erfassen Sie die Positionen des Speditionsauftrags in einer Hierarchie aus Containern, Verpackungen und Produkten. Nur die oberste Ebene dieser Hierarchie ist planungsrelevant.
Sichern des Speditionsauftrags
Nach der Erfassung aller relevanten Daten sichern Sie den Speditionsauftrag. Das System prüft die Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz und führt, je nach Customizing, automatische Funktionen aus, wie:
- Automatische Erzeugung von Frachteinheiten
- Automatische Bestätigung des Speditionsauftrags
- Automatische Berechnung der Transportkosten
- Prüfung auf Einhaltung von Außenhandelsvorschriften
3. Bearbeitung eines Speditionsauftrags
Nachdem Sie einen Speditionsauftrag erstellt und gesichert haben, können Sie von diesem Geschäftsbeleg aus weitere Aktionen ausführen:
- Frachteinheiten erzeugen:
- Falls die Frachteinheiten nicht bereits automatisch erzeugt wurden, stoßen Sie die Erzeugung manuell an. Das System berücksichtigt dabei die im Customizing angegebenen Frachteinheitsbildungsregeln.
- Manuelle Transportplanung:
- Rufen Sie das Transport-Cockpit auf, geben Sie Ihr Planungs- und Selektionsprofil ein und starten Sie die Planung. Die vom System angelegten Frachteinheiten werden im Transport-Cockpit angezeigt. Sie können die Frachteinheiten manuell den Ressourcen zuordnen.
- Ermittlung einer Route:
- Lassen Sie sich vom System alternative Routen ermitteln und wählen Sie die passende aus. Das System kann dabei auch Frachtaufträge erstellen.
- Automatische Planung:
- Nutzen Sie das Transport-Cockpit für eine automatische Planung mit dem VSR-Optimierer.
- Direkte Erstellung von Frachtbelegen:
- Erstellen Sie direkt Frachtaufträge oder Frachtbuchungen für die im Speditionsauftrag festgelegten Transportabschnitte.
- Berechnung der Transportkosten:
- Berechnen Sie die Transportkosten manuell oder automatisch. Sie können auch eine Kostenschätzung durchführen oder eine Rentabilitätsanalyse anzeigen lassen.
- Anlegen eines Speditionsabrechnungsbelegs:
- Erstellen Sie einen Speditionsabrechnungsbeleg basierend auf der Transportkostenberechnung.
- Drucken der Belege:
- Drucken Sie den Speditionsauftrag oder versenden Sie ihn per Fax, E-Mail oder EDI. Die Historie der Ausdrucke wird im Speditionsauftrag angezeigt.
- Ändern oder Stornieren des Speditionsauftrags:
- Sie können die meisten Daten eines Speditionsauftrags während des Transportprozesses ändern. Bei Bedarf können Sie den Speditionsauftrag auch stornieren. Nach der Stornierung wird die Planung ungültig und die Frachteinheiten werden gelöscht.
- Ausführen eines Speditionsauftrags:
- Verfolgen Sie die weitere Ausführung des Speditionsauftrags mit SAP Event Management. Der Ausführungsstatus wird im Speditionsauftrag angezeigt.
Nachdem der Speditionsauftrag erstellt und gesichert wurde, muss er bestätigt werden:
4. Bestätigung eines Speditionsauftrags
- Manuelle Bestätigung:
- Falls die Bestätigung nicht automatisch beim Sichern des Speditionsauftrags an den Auftraggeber gesendet wurde, können Sie den Auftrag manuell bestätigen. Sie können die Bestätigung basierend auf Auftraggeber- oder Planungsdaten oder manuell eingegebenen Daten durchführen.
- Senden und Drucken der Bestätigung:
- Die Bestätigung wird automatisch an den Auftraggeber gesendet. Sie können die Bestätigung auch ausdrucken. Die Historie der gesendeten und gedruckten Bestätigungen wird im Speditionsauftrag angezeigt.
- Änderungen nach der Bestätigung:
- Änderungen am Speditionsauftrag sind auch nach der Bestätigung möglich. Der Status des Auftrags ändert sich wieder in Nicht bestätigt, und die Bestätigung muss wiederholt werden.
5. Abschließen des Speditionsauftrags
Der Speditionsauftrag wird abgeschlossen, wenn die zugehörigen Frachtaufträge ausgeführt wurden und, falls erforderlich, die Abrechnung abgeschlossen ist:
- Erledigt-Status:
- Der Speditionsauftrag erhält den Status Erledigt, wenn alle zugehörigen Frachtaufträge ausgeführt und die Abrechnung abgeschlossen sind.
- Wiederöffnung eines abgeschlossenen Speditionsauftrags:
- Ein abgeschlossener Speditionsauftrag kann wieder geöffnet werden, um nachträglich Kosten hinzuzufügen oder Dokumente anzuhängen. Der Status ändert sich vorübergehend, bis die Änderungen abgeschlossen sind.
- Archivierung:
- Nach dem Abschließen oder Stornieren des Speditionsauftrags können Sie diesen archivieren.
Zusammenfassung & Fazit
Speditionsaufträge sind ein zentraler Bestandteil von SAP TM und spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung und Verwaltung von Transportprozessen. Die technischen Aspekte von Speditionsaufträgen, einschließlich der Nutzung von Transaktionen, Datenmodellen und Integrationsmechanismen, ermöglichen eine effiziente und effektive Transportlogistik. Durch die nahtlose Integration mit anderen SAP-Modulen und die Nutzung fortschrittlicher Planungs- und Optimierungstools bietet SAP TM eine umfassende Lösung für die Herausforderungen der modernen Logistik.
Falls du weitere Fragen zu SAP TM und Speditionsaufträgen hast oder weitere Anmerkungen hast, schreibe Sie gerne in die Kommentare oder kontaktiere uns direkt.
Dein SCMTMS-Blogger Team
